Google Workspace

Comprendre le fonctionnement de Google Workspace

• Le grand principe de Google Workspace : le travail collaboratif
• Les bonnes pratiques pour travailler à plusieurs collaborateurs
• Utiliser Google Workspace pour mettre en place un travail en équipe
• Tour d’horizon des principales applications Google Workspace
• Gérer son compte Google : confidentialité, sécurité
• Accéder à son compte via plusieurs appareils

Communiquer par email – Gmail

• Effectuer les premiers réglages Gmail
• Envoyer un mail : contenu, programmer, confidentialité
• Créer et utiliser des modèles d’e-mail
• Organiser ses e-mails : libellé, filtre et recherche
• Créer des règles de rangement automatiques
• Organiser ses contacts : créer/importer, libellé

Communiquer en temps réel – Google Chat

• Comment fonctionne Google Chat ?
• Créer des groupes de discussion
• Échanger du contenu dans une discussion
• Créer des espaces de travail collaboratifs
• Partager un document dans un espace
• Attribuer des tâches à effectuer

Atelier : Créer des espaces de travail entre les participants

Communiquer en visioconférence – Google Meet

• Comment fonctionne Google Meet ?
• Créer ou rejoindre une réunion
• Les outils classiques de réunion en ligne : webcam, micro, partage d’écran
• Créer des activités pendant une réunion : tableau blanc, sondages…
• Diviser une réunion en petits groupes

Atelier : Préparer une visioconférence entre participants

Planifier des événements – Google Agenda

• Créer un événement (en ligne ou hors ligne) et y inviter des collaborateurs
• Définir un temps de travail individuel / absence du bureau
• Vérifier les disponibilités des collaborateurs
• Analyser la répartition de son temps de travail
• Travailler avec plusieurs agendas

Mettre en place un partage de documents entre collaborateurs – Google Drive

• Comment fonctionne Google Drive ?
• Installer l’application locale sur son poste
• Gérer la synchronisation des documents
• Créer des modèles de documents

Partager des documents – Google Drive

• Créer des dossiers de partage
• Partager un fichier spécifique
• Définir des droits d’accès
• Créer un lien de partage
• Exploiter le partage de document au sein de Google Chat
• Utiliser les commentaires dans un document partagé
• Avoir un vue d’ensemble de l’activité du document

Atelier : Créer un dossier et partager son contenu entre participants

Mettre en place des sondages/enquêtes – Google Forms

• Comment fonctionne Google Forms ?
• Travailler à plusieurs sur un formulaire
• Définir des modèles de formulaire
• Insérer des champs de formulaire (texte, nombre, date, etc.)
• Créer des réponses conditionnelles
• Convertir un formulaire en questionnaire
• Partager le formulaire (via un lien, par email, etc.)
• Consulter et exporter les réponses

Atelier : Créer un formulaire d’inscription à un événement et récupérer les réponses

Organiser sa prise de notes – Google Keep

• Comment fonctionne Google Keep ?
• Créer une note avec liste, image ou dessin
• Organiser ses notes via les libellés
• Définir des rappels
• Partager une note à plusieurs collaborateurs

Mettre en place un site web entre collaborateurs – Google Sites

• Comment fonctionne Google Sites ?
• Définir le type de site
• Insérer du contenu dans une page web
• Créer plusieurs pages et définir la navigation du site
• Personnaliser le thème du site
• Publier et partager le site

Comprendre les autres applications de Google Workspace

• Utiliser des emails de groupes – Google Groupes
• Centraliser l’accès à des ressources web avec Google Collections
• Réussir à retrouver rapidement un contenu partagé avec Google Cloud Search

Conclusion

• Résumé des applications Google Workspace
• Bien configurer ces outils au sein d’une équipe
• Questions / Réponses